Порядок учёта имущества.

[Настя Булка]

Мысли на обсуждение.
1. Все оборудование отряда храниться либо у хранителей либо в местах определяемых председателем отряда.

главный вопрос что за хранитель. доступ 24/7, и т.д.

2. Оборудование должно содержаться в исправности, храниться при строгом соблюдении правил хранения того или иного вида оборудования.

+

3. Выдача оборудования производится с одновременным оформлением накладной на перемещение или записью в книге временной выдачи (Разработать формы и порядок оформления )

считаю, в каждом ящике должен быть тупо учетный лист, только, обычно, он у нас мятый и всегда теряется. может сделать некую папку прозрачную, приделанную к крышке ящика, в которой будет точное количество оборудования. каждый координатор должен стремиться вернуть все в том же количестве, что и взял.

4. Каждому отрядному оборудованию присваивается инвентаризационный номер. Запись с инвентаризационным номером вноситься в реестр или журнал хранения отрядного оборудования.

ну, так вроде всегда было

5. Порча, утрата отрядного оборудования возмещается за счет виновного лица если оное произошло не в связи с проведением ПСР и не на учениях:
- в случае если утрата/порча произошла на поиске по вине волонтера- возмещается волонтером;
- в случае если порча/утрата обнаружена хранителем при получении оборудования с поиска- за счет координатора или лица отвечавшего за выдачу оборудования на поиске;
- в случае если порча/утрата выявлена уже после передачи оборудования с поиска во время проведения инвентризации- за счет хранителя.

вообще нереально. от слова никак. как ты это представляешь? начать требовать деньги за то, что у поисковика, например, из кармана выпал фонарик, пока он тащил на себе найденную бабульку

6. Выявленные факты порчи/утраты оформляются актом с указанием обстоятельств происшествия, который подписывается старшим по направлению, хранителем и виновным лицом. В случае если виновным лицом является хранитель- акт подписывается третьим независимым лицом из числа волонтеров отряда.

ниче не поняла, здесь что-то про понятых? по-моему, проще направить энергию на мотивацию людей быть более ответственными.

7. Возмещение производиться путём замены на той же модели оборудования или его аналога.

выше мнение по этому поводу

8. Старший по оборудованию, по согласованию с Председателем отряда проводит:
- общую инвентаризацию отрядного оборудования, не реже чем раз в год.
- инвентаризацию у хранителей не реже чем раз в квартал (Разработать порядок инвентаризации: фактическая проверка наличия, предоставление фотографии комплектов со списком инвентарных номеров )

вот да, учет это важно.

9. Для инвентаризации создается комиссия из числа волонтеров отряда.
10. Инвентаризация производится путем пересчета оборудования по видам и сверки по инвентарным номерам.
11. В процессе инвентаризации комиссия выявляет наличие оборудование, а так же его сохранность и пригодность к дальнейшему использованию.
12. Результаты инвентаризации заносятся в реестр и передаются Председателю отряда.
13. В реестре инвентаризации отображают фактическое количество оборудования по видам, кол-во оборудования утраченного и невозмещенного ( в том числе пришедшего в негодность), кол-во оборудования, подлежащего ремонту- по видам.

+

[Нюра]

Гоблин, милый, на мой взгляд ты перемудрил.
Вот по некоторым пунктам я прям совсем не понимаю:

"5. Порча, утрата отрядного оборудования возмещается за счет виновного лица если оное произошло не в связи с проведением ПСР и не на учениях:
- в случае если утрата/порча произошла на поиске по вине волонтера- возмещается волонтером"

Вот тут сразу много вопросов:
1. За счет виновного лица, если произошло не на ПСР и не на учениях... А у нас отрядное оборудование простыми волонтерами используются еще в каких-то целях?
2. Как понять, когда по вине произошло, а когда нет? Упал в лужу и испортился - это по вине или нет? Как бы с одной стороны - случайность, выпал, но с другой - это я криворукий и неаккуратный уронил, значит, вина моя. Пока вытаскивала бабушку, он висел на разгрузке и как-то неосторожно ударился и экран полетел.. Это моя вина или нет? Да и вообще, как доказать-то чья вина?
3. Если я вот приехала простым волонтером и вы мне весело сообщаете, что вот тебе рация за 5-7 тыщ, не дай Бог что - ты будешь платить, а вам скажу так: "Мнерация не нужна и не давайте мне ее от греха подальше". Примерно такие же слова я скажу и про навик за 20 тысяч. И скажу вам: "у меня на смартфоне навик, похожу с ним, а то мало ли что..."


- в случае если порча/утрата обнаружена хранителем при получении оборудования с поиска- за счет координатора или лица отвечавшего за выдачу оборудования на поиске;

С этим вообще не согласна... У меня забирают оборудование те, кто может его на машине довезти до хранителя. Я пересчитала и отдала, откуда я знаю, что там по дороге случилось, куда оно поехало после этого - сразу ли к хранителю или на поиск внезапно упавшего ребенка и там частично попортилось или потерялось... Ищи потом концы... А отвечать буду я, потому что я коорд, который просил это оборудование на поиск? Лихо... Но как коорд скажу - что-то я не очень хочу оборудование на поиск. Либо тогда я его не отдам никому, кроме как хранителю лично в руки. А т.к. я без машины, то меня достявят домой с оборудованием, а потом пока хранитель не приедет сам за ним, я не отдам его в другие руки. Нафиг-нафиг... Потом докажи, что это не ты. Знаем - плавали.

Наверное я просто что-то не поняла или не так прочла. Очень прошу объяснить.
Заранее спасибо

[Grigoriy]

Сталкер высказал правильную мысль, мы ее много обсуждали в разных кругах. На примере этого свода предложений мы с вами видим насколько важен именно электронный учет.
1)ок
2)ок, исключение составляет сезон, где оборудование на 30-50% находится в багажниках.
3)нереально. Выдача часто обезличена, а для накладной необходимо две стороны процесса.
Пример: Поисковик по задаче инфорга приезжает к Фирасу за комплектом. Время 1.00. Фираса на месте нет, у него есть сотрудники, которые вряд ли будут рады пересчету на полу в фойе гостиницы. Кроме того уходят драгоценные минутки.
Далее наш доброволец Х добирается до поиска, где так же должен пройти акт приема-передачи, и все это здорово, пока не начинает противоречить главной цели- поиску. У коорда на старте поиска нет времени и очень часто людей на длительную трудоемкую манипуляцию.
Единственная возможность- rf id метки и учет одним ловким движением.
4)ок. журнал един или их много? Аккумы сейчас не номерные, однако дороже компасов.
5)Пункт, который приведет к отказам ходить в лес с "вашим дорогим навигатором", конфликтам и тд. Когда люди могут, они сами закроют проблему. Я знаю много историй утраты и мало историй компенсации. Не считаю его верным, этот пункт. Мягко говоря.
6)ОВД ЛА, коллекторское агентство и тд. Вот, что приходит в голову. Не представляю реализации этого пункта в сезон, при этом полностью согласен с необходимостью оперативного оповещения старшего по направлению об утратах. Согласен с нужностью учета этих утрат. Необходим существенно проще механизм.
7) из шестого
8) инвентаризация однозначно сильно чаще. Именно она позволит видеть реальную картину. Несколько раз за сезон точно нужна.
9-13 ок.
14. из предложенных положений учета следует необходимость в них же добавить положения об обслуживании и ремонте.

[Севыч]

По п.1-4 поддерживаю.
По 5. Фактически- это материальная ответственность (МАТО) по аналогии с предприятием, но на предприятии в зависимости от МАТО и вознаграждение, и премии выплачиваются. Вознаграждение же у волонтёра только в его голове формируется. Этот пункт не добавит количества волонтёров точно.
По 6. Достаточно письменных докладных от старшего группы при потере волонтёром, от координатора при потере координатором, от хранителя при потере хранителем.
По 7. Возмещение- дело добровольное и принимается собственным решением виновного.
По 8. поддерживаю.
По 9. поддерживаю. К работе в комиссии готов.
По 10-13 поддерживаю.
Добавить, что оборудование на группу получает только! старший группы и он же сдаёт оборудование. Это избавит штаб от дополнительной суеты всех и вся вокруг выдачи/сдачи оборудования.

Говорил ужЕ, что за RFID систему учёта. Нам подойдёт и самый нижний уровень этой системы.
В целом основную задачу учёта вижу как необходимость введения прозрачной системы, где становится очень понятно- кто, когда и почему допустил утрату. Так сказать, собрать информацию к размышлению. Решения по использованию результатов этой системы смогут принять и председатель отряда, и координаторы, и старшие групп.

P.S. Дима(godlin37), спасибо за увиденную впервые (за четыре года) грамотную попытку настроить систему учёта отрядного оборудования.

[goblin37]

Ну наконец то обсуждение пошло)

главный вопрос что за хранитель. доступ 24/7, и т.д.

Вопрос обсуждаемый, но по моему мнению решение кто хранитель за председателем. Остальные могут только высказать мнение.

считаю, в каждом ящике должен быть тупо учетный лист, только, обычно, он у нас мятый и всегда теряется. может сделать некую папку прозрачную, приделанную к крышке ящика, в которой будет точное количество оборудования. каждый координатор должен стремиться вернуть все в том же количестве, что и взял.

Учётный лист в "файле" т.к. состав комплекта может меняться и ламинировать бессмысленно. Опись комплекта подписывается Хранителем или Ответственным за учёт или Председателем.

вообще нереально. от слова никак. как ты это представляешь? начать требовать деньги за то, что у поисковика, например, из кармана выпал фонарик, пока он тащил на себе найденную бабульку

Читаем внимательно:

если оное произошло не в связи с проведением ПСР и не на учениях

Сам видел и слышал от других как отрядные рации народ таскает за антенну, в следствии чего антенна ломается.
Буду на Открытом постараюсь сфоткать пучок сломанных антенн.
В любом случае решение о возмещении остаётся за Председателем.

ниче не поняла, здесь что-то про понятых? по-моему, проще направить энергию на мотивацию людей быть более ответственными.

А это и есть мотивация быть ответственным. Получил оборудование - отвечай за него, все факты перемещения, утраты будь любезен сообщить Ответственному за учёт.

[goblin37]

1. За счет виновного лица, если произошло не на ПСР и не на учениях... А у нас отрядное оборудование простыми волонтерами используются еще в каких-то целях?

Да, используется. На мне сейчас висит 10 компасов, я их выдал нашему волонтёру не для проведения поисков. О выдачи ему компасов он вроде как договорился с Председателем. Если не вернут в ближайшее время я поеду их покупать и отвозить на склад.
Вообще ситуаций использования "не по профилю" может быть множество и моя задача предусмотреть максимум.

2. Как понять, когда по вине произошло, а когда нет? Упал в лужу и испортился - это по вине или нет? Как бы с одной стороны - случайность, выпал, но с другой - это я криворукий и неаккуратный уронил, значит, вина моя. Пока вытаскивала бабушку, он висел на разгрузке и как-то неосторожно ударился и экран полетел.. Это моя вина или нет? Да и вообще, как доказать-то чья вина?

Определяется на месте обстоятельства. Если на поиске и сташий/координатор готов это подтвердить, то нет вопросов. Если сидел в штабе и крутил рацию за антенну - то "деньги в кассу". Вообще тут задача приучить всех что за выданное отвечаешь пока не сдашь назад.

3. Если я вот приехала простым волонтером и вы мне весело сообщаете, что вот тебе рация за 5-7 тыщ, не дай Бог что - ты будешь платить, а вам скажу так: "Мнерация не нужна и не давайте мне ее от греха подальше". Примерно такие же слова я скажу и про навик за 20 тысяч. И скажу вам: "у меня на смартфоне навик, похожу с ним, а то мало ли что..."

Выдача подроспись в журнале временной выдачи. Как выдавать определяет координатор на месте или старшему на группу, или персонально каждому. Никто пока не говорит что при каждой выдачи нужно сообщать стоимость оборудования.


- в случае если порча/утрата обнаружена хранителем при получении оборудования с поиска- за счет координатора или лица отвечавшего за выдачу оборудования на поиске;

С этим вообще не согласна... У меня забирают оборудование те, кто может его на машине довезти до хранителя. Я пересчитала и отдала, откуда я знаю, что там по дороге случилось, куда оно поехало после этого - сразу ли к хранителю или на поиск внезапно упавшего ребенка и там частично попортилось или потерялось... Ищи потом концы... А отвечать буду я, потому что я коорд, который просил это оборудование на поиск? Лихо... Но как коорд скажу - что-то я не очень хочу оборудование на поиск. Либо тогда я его не отдам никому, кроме как хранителю лично в руки. А т.к. я без машины, то меня достявят домой с оборудованием, а потом пока хранитель не приедет сам за ним, я не отдам его в другие руки. Нафиг-нафиг... Потом докажи, что это не ты. Знаем - плавали.

О каждом факте перемещения уведомляется ответственный за учёт. Да риски велики, но нужно знать в чьих руках в данный момент находится оборудование. О каждом факте утраты принимет решение Председатель и не думаю что он будет требовать возмещения если координатор своевременно сообщил что из леса не вернулся фонарик и сообщил что комплект уехал к Храниетлю/на другой поиск и везёт его конкретный человек.

[goblin37]

Сталкер высказал правильную мысль, мы ее много обсуждали в разных кругах. На примере этого свода предложений мы с вами видим насколько важен именно электронный учет.

А посему начинаем с малого и готовим почву заранее. Сейчас "набиваю базу" 1С в "Облаке" что бы потом было легче привязать последние технологии.

2)ок, исключение составляет сезон, где оборудование на 30-50% находится в багажниках.

Ждём регламент от ответственного за Связь и думаем отдельно.
Этот пункт в регламенте необходим да бы совсем не расслаблялись.

3)нереально. Выдача часто обезличена, а для накладной необходимо две стороны процесса.
Пример: Поисковик по задаче инфорга приезжает к Фирасу за комплектом. Время 1.00. Фираса на месте нет, у него есть сотрудники, которые вряд ли будут рады пересчету на полу в фойе гостиницы. Кроме того уходят драгоценные минутки.
Далее наш доброволец Х добирается до поиска, где так же должен пройти акт приема-передачи, и все это здорово, пока не начинает противоречить главной цели- поиску. У коорда на старте поиска нет времени и очень часто людей на длительную трудоемкую манипуляцию.
Единственная возможность- rf id метки и учет одним ловким движением.

Реально если взяться за это.
У Хранителя лежат подготовленные бланки в которые нужно вписать только принимающую сторону. Времени на пересчёт одного комплекта нужно мало (15 фоанрей, 5 навигаторов, 5 компасов, 60 акуумуляторов) .
rf id метки - Есть сложности при использовании на металле, в любом случае этот вопрос требует натурных испытаний.

4)ок. журнал един или их много? Аккумы сейчас не номерные, однако дороже компасов.

В каждом комплекте лежит Книга временной выдачи, общий учёт ведётся в "Облаке".

5)Пункт, который приведет к отказам ходить в лес с "вашим дорогим навигатором", конфликтам и тд. Когда люди могут, они сами закроют проблему. Я знаю много историй утраты и мало историй компенсации. Не считаю его верным, этот пункт. Мягко говоря.

Читаем внимательно

если оное произошло не в связи с проведением ПСР и не на учениях

Решение остаётся за Председателем.
Для анализа утрат надо накапливать данные по персоналиям. Уверен что в результате НЕ обнаружу что за сезон один поисковик утопил несколько комплектов, но вести учёт утрат надо.
6)ОВД ЛА, коллекторское агентство и тд. Вот, что приходит в голову. Не представляю реализации этого пункта в сезон, при этом полностью согласен с необходимостью оперативного оповещения старшего по направлению об утратах. Согласен с нужностью учета этих утрат. Необходим существенно проще механизм.
Механизм обсуждаем. В той же Книге временной выдачи делается запись ответственным за выдачу/координатором что на таком то поиске таким то волонтёром утоплена рация при прочёсе квадрата/эвакуации пострадавшего. Тоже самое сообщается ответственному за учёт любым вменяемым способом.
Как пример передача учебного комплекта сопровождается накладной, и фотой накладной мне отправляется либо вотсапом, либо в твиттер личкой. Можно позвонить и сообщить каким именно способом будет передана информация.

8) инвентаризация однозначно сильно чаще. Именно она позволит видеть реальную картину. Несколько раз за сезон точно нужна.

В сезон Хранитель при зарядке оборудования фотографирует комплект и скидывает инвентарные номера. Проще некуда. Можно заморочится и приезжать пересчитывать, но при своевременном сообщении о перемещении и утратах это лишнее.
Более того, после того как получена информация что комплект уменьшился на 1 единицу у ответственного за у чёт начинет болет голова как комплект доукоплектовать.
И сейчас такая ситуация имеет место быть при передаче комплекта со склада Хранителю забыли вложить в один комплект Навигаторы.....

14. из предложенных положений учета следует необходимость в них же добавить положения об обслуживании и ремонте.

Жду данный текст от ответственного по Связи.

[goblin37]

По 5. Фактически- это материальная ответственность (МАТО) по аналогии с предприятием, но на предприятии в зависимости от МАТО и вознаграждение, и премии выплачиваются. Вознаграждение же у волонтёра только в его голове формируется. Этот пункт не добавит количества волонтёров точно.

Задача исключить утрату вне поисков и учений.

По 6. Достаточно письменных докладных от старшего группы при потере волонтёром, от координатора при потере координатором, от хранителя при потере хранителем.

Как вариант. Можно и не письменно.

По 9. поддерживаю. К работе в комиссии готов.

Так и запишем) Жду утверждения Председателем и можно уже проводить проверку наличия.

По 10-13 поддерживаю.
Добавить, что оборудование на группу получает только! старший группы и он же сдаёт оборудование. Это избавит штаб от дополнительной суеты всех и вся вокруг выдачи/сдачи оборудования.

На откуп координатору, выдача старшему как пожелание.

Говорил ужЕ, что за RFID систему учёта. Нам подойдёт и самый нижний уровень этой системы.
В целом основную задачу учёта вижу как необходимость введения прозрачной системы, где становится очень понятно- кто, когда и почему допустил утрату. Так сказать, собрать информацию к размышлению. Решения по использованию результатов этой системы смогут принять и председатель отряда, и координаторы, и старшие групп.

Что бы что-то анализировать нужно накопить объём данных которые порой кажутся лишними и бессмысленными.

P.S. Дима(godlin37), спасибо за увиденную впервые (за четыре года) грамотную попытку настроить систему учёта отрядного оборудования.

За текст спасибо волонтёру пожелавшему остаться неизвестным.

[goblin37]

Передача учебного комплекта

[alla07]

Инструкторы по навигации в настоящий момент используют следующие бланки (фото) для учета оборудования. После подписания сторонами бланки сшиваются и хранятся в отдельной папке. За все время существования учебного комплекта не пропало ни одной единицы подотчетного оборудования.
Понятно, что специфика поисковых комплектов несколько иная, но может быть тоже пригодится.

Таблица оборудования для печати https://goo.gl/oKRnYP
Лист учета группы (Лисы) http://goo.gl/O7XGvq